CAPÍTULO 22.7.

De la microfilmación y digitalización de documentos relacionados

con las operaciones Y SERVICIOS de las Instituciones

Y Sociedades Mutualistas

Para los efectos del artículo 299 de la LISF:

22.7.1.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán apegarse a las bases técnicas establecidas en el presente Capítulo para la Microfilmación o Grabación de los libros, registros y documentos relativos a sus operaciones y servicios, así como para los demás documentos relacionados con su contabilidad.

22.7.2.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas, al conservar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relativos a sus operaciones y servicios, así como los demás documentos relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la Microfilmación, Grabación, o bien cualquier otro medio que para tal efecto les autorice la Comisión. 

La Microfilmación o Grabación que lleven a cabo las Instituciones y Sociedades Mutualistas, deberá sujetarse a los procedimientos de control interno y a las bases técnicas que se contienen en los Anexos 22.7.2-a y 22.7.2-b, según corresponda.

La utilización de sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos en general, distintos a la Microfilmación o Grabación, o cuando éstos no cumplan con las bases técnicas a que se refiere el presente Capítulo, requerirán de autorización de la Comisión a fin de estar en condiciones de llevar a cabo dichos procesos en cumplimiento a lo previsto en el artículo 299 de la LISF. La solicitud respectiva deberá presentarse apegándose al procedimiento señalado en los Capítulos 39.1 y 39.6 de estas Disposiciones, debiendo acompañar a la solicitud las especificaciones de las bases técnicas que utilizarán para la conservación o manejo de la información que corresponda.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas en los procesos a que se refiere la presente Disposición, deberán ajustarse, adicionalmente, a lo establecido en los numerales 4.3, 4.4 y 5 y al apéndice normativo de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, “Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos”, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2002, o la que la sustituya.

Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán asegurar la inalterabilidad de los datos, cifras y, en su caso, características de literalidad de los libros, registros y documentos originales objeto de Microfilmación o Grabación, mediante la tecnología que al efecto utilicen y corroborar que éstos correspondan fielmente con su original. 

22.7.3.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas, para la Microfilmación o Grabación, podrán aplicar la tecnología estándar existente en el mercado, siempre que reúna los requisitos de seguridad que se establecen en los Anexos 22.7.2-a y 22.7.2-b, según corresponda.

El proceso de Microfilmación deberá prever la generación de un índice de los documentos objeto de dichos procesos, en donde se indique, por lo menos, el nombre de éste; el lugar de almacenamiento; el tamaño; la fecha y la hora de creación; el número de imágenes y una referencia descriptiva de su contenido, así como la clave del medio en donde se microfilmó la documentación. El índice deberá tener como encabezado, el nombre de la Institución o Sociedad Mutualista, y al pie de página contendrá el nombre del operador y del funcionario que verificó la preparación de los documentos, así como el lugar y la fecha en que se realizó la Microfilmación.

Tratándose de los procesos de Grabación, se deberá generar un archivo que contenga los datos señalados en el párrafo anterior. Asimismo, se anotará el total de directorios o subdirectorios existentes, el espacio total del medio de almacenamiento y el espacio total ocupado sin considerar el que, en su caso, ocupe el archivo del índice que también sea grabado.

El índice a que se refiere esta Disposición, deberá constar en un acta firmada por los funcionarios responsables del proceso de Microfilmación o Grabación, la cual deberá ser almacenada como imagen, dentro del medio que se hubiere utilizado. Por otra parte, el medio físico en que se contenga dicha información deberá estar debidamente identificado, conteniendo, al menos, el nombre de la Institución o Sociedad Mutualista; el lugar y la fecha de almacenamiento, la clave de control interno, así como el nombre y la firma del operador y del funcionario verificador.

22.7.4.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas no podrán destruir, aun cuando se hubieren Microfilmado o Grabado, los originales de los documentos públicos relativos a su contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las actas de asambleas generales de accionistas, sesiones de su consejo de administración, y sus comités, las actas de emisión de valores, los estados financieros, la documentación de apoyo a dichos estados financieros, el dictamen del auditor externo independiente, el dictamen del actuario independiente respecto a la situación y suficiencia de las reservas técnicas, así como la que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros cuyo original se encuentre bajo su custodia. En todo caso, dicha información deberá conservarse durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables. 

Asimismo, tampoco podrán destruirse los documentos de valor histórico que, en su caso, correspondan a la Institución o Sociedad Mutualista, o que aquélla mantenga en custodia. 

22.7.5.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas estarán obligadas a conservar los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación, así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, durante los plazos que, para la conservación de la contabilidad y correspondencia, establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables. 

Asimismo, deberán contar con el conjunto de programas (hardware y software), procedimientos y datos del sistema que permitan conocer el contenido de los discos ópticos o magnéticos a que se refiere el párrafo anterior y, en su caso, los que se requieran tratándose de procesos de Microfilmación.

22.7.6.Los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación y la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de los libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, así como las impresiones logradas con base en esa tecnología, certificadas por personal autorizado de la Institución o Sociedad Mutualista de que se trate, tendrán en juicio el mismo valor probatorio que los libros, registros y documentos originales, conforme a lo previsto en el artículo 299 de la LISF.

22.7.7.Las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán contar con políticas internas que tengan por objeto establecer lineamientos y procedimientos relativos al manejo y, en su caso, destrucción de libros, registros, documentos y demás información relativa a su contabilidad, que hayan sido o vayan a ser objeto de Microfilmación o Grabación, atendiendo a lo señalado en la Disposición 22.3.15. Dichas políticas deberán ser elaboradas por el comité de auditoría y cumplir con los elementos de control previsto en el Capítulo 3.3 de las presentes Disposiciones.

Adicionalmente, al elaborar los lineamientos y procedimientos a que se refiere la presente Disposición, las Instituciones y Sociedades Mutualistas deberán prever supuestos para:

I.Garantizar el adecuado manejo y control de los documentos que contengan la información confidencial de los clientes, a fin de asegurar que exclusivamente accedan a ella las personas que por sus funciones deban conocerla, con independencia de que sea objeto o no de los procesos de Microfilmación o Grabación a que se refiere el presente Capítulo;

II.Evitar proporcionar a terceras personas, información que las Instituciones y Sociedades Mutualistas obtengan con motivo de la celebración de operaciones con sus clientes, para la comercialización de productos o servicios por parte de dichas personas, salvo que cuenten con el consentimiento expreso de sus clientes, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 294, fracción XIV, y 295, fracción XIV, de la LISF;

III.Implementar mecanismos que aseguren que la información pueda ser proporcionada en tiempo y forma a la Comisión y demás autoridades competentes, cuando así se lo soliciten, y

IV.Obtener copias de toda aquella información que hubiere sido objeto de Microfilmación o Grabación en cualquiera de los sistemas o medios que al efecto utilicen, a fin de que pueda ser utilizada ante la eventual pérdida de los negativos originales de cámara o, en su caso, de la primera copia que se hubiere obtenido de los discos ópticos o magnéticos.

Acerca de

La CUSF electrónica surge ante la necesidad de presentar una forma interactiva de consultar la circular apoyándose de tecnologías vanguardistas.

Aviso

El presente documento constituye única y exclusivamente un instrumento de apoyo para la consulta y revisión de la Circular Única de Seguros y Fianzas, y de ninguna manera sustituye la versión publicada en el Diario Oficial de la Federación de la misma, así como de las diversas Circulares que modifican su contenido, toda vez que en términos de las legislaciones federales aplicables, tales disposiciones de carácter general, obligan y producen efectos jurídicos después de su publicación en el citado Diario.

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